Zasadniczo służbowa skrzynka mailowa służy do pracy i nie powinno się jej używać z celach prywatnych. Wielu pracodawców wręcz tego zakazuje. Jednak często zdarza się, że pracownicy wykorzystują ją do załatwiania własnych, osobistych spraw. Zgłaszanie takiego „nadużycia” przez adresat takiego maila to jednak ogromne ryzyko. Okazuje się, że przekazanie danych osobowych pracownika, który wykorzystał służbowego maila do celów prywatnych jego pracodawcy to naruszenie RODO, za które grożą kary. A potwierdza to przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA).
Służbowy adres e-mail a RODO
O tym, że dobrymi chęciami jest piekło wybrukowane przekonała się spółdzielnia mieszkaniowa, która wdała się w awanturę z jednym ze swoich członków. Konkretnie chodziło o korespondencję na temat rozliczeń finansowych oraz uchwał podjętych przez radę nadzorczą spółdzielni. Z akt sprawy wynikało, że jeden z właścicieli mieszkania korespondował w tej sprawie ze spółdzielnią posługując się służbowym adresem e-mail szpitala wojewódzkiego, w którym był zatrudniony. W ten sposób spółdzielnia pozyskała jego dane osobowe tj. imię, nazwisko i adresu zamieszkania.
Szkopuł w tym, że odpowiedź na jedno z pism właściciela mieszkania spółdzielnia przesyłała również do wiadomości jego pracodawcy tj. szpitala. Powodem tego było wykorzystanie przez służbowego adresu e-mail dla celów niezwiązanych z obowiązkami służbowymi.
To nie spodobało się głównemu adresatowi, który zażądał od prezesa spółdzielni zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych. Gdy ta odmówiła — skutecznie jak się później okazało — poskarżył się do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Prezes UODO zauważył, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem. Oznacza to, że administrator, przetwarzając dane osobowe, musi legitymować się przynajmniej jedną z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, a także adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
